Hvis du skal opgraderer et eksisterende system, kan det være svært at vide, hvad du skal kigge efter hos en VoIP-udbyder. Går det galt, kan du ende med at spilde en masse penge. Med cloud-baseret telefoni er der ingen store up-front infrastrukturomkostninger, hvilket gør det til det perfekte valg for både SMV’er og virksomheder. Men når du begynder at shoppe rundt, ser du hurtigt, at der er hundredvis af leverandører derude, og på et marked, der er berygtet for sin tekniske jargon, hvordan finder du ud af, hvilken der passer bedst til dig?
Vi har samlet en liste over de 10 bedste overvejelser, der vil hjælpe dig med at vurdere potentielle udbydere og købe med tillid!
- Hvilke funktioner er vigtige for dig, og vil dette sandsynligvis ændre sig i fremtiden?
Vi anbefaler, at du angiver, hvad det er, du gerne vil have dit telefonsystem til at gøre for dig. Skal du for eksempel dirigere opkald til forskellige arbejdsgrupper (salg, support, konti osv.), skal du optage alle opkald? Det er vigtigt at tænke over, hvordan din virksomhed kan ændre sig i fremtiden. Der kan være nogle funktioner, der virker lige nu, men som kan være vigtige, når du vokser. Som udbyder for at give dig en komplet liste og kontrollere, at de har funktionerne, du har brug for, og om disse funktioner er inkluderet i alle pakker.
- Kan dine krav til fjernarbejde opfyldes?
Vil din virksomhed anvende en hybrid arbejdsløsning, hvor folk er på kontoret nogle dage og arbejder hjemmefra resten af tiden? For at gøre dine spredte teams produktive skal du tilbyde dine medarbejdere mere end blot omstilling af opkald og voicemails. Se efter et cloud-baseret virksomhedstelefonsystem, der understøtter samarbejde på tværs af flere enheder. Kan udbyderen tilbyde dig video- og lydkonferencer i systemet samt muligheden for at bruge mobiltelefoner, forretningstelefoner, computere og tablets til at foretage og modtage opkald med mere?
- Sikkerhed.
Kundekommunikation involverer ofte følsomme oplysninger. Tjek hvilken standard og forbedret opkaldssikkerhed der er tilgængelig på platformen, og spørg din udbyder om foranstaltninger til forebyggelse af svindel.
- Kan du prøve før du køber?
En prøveperiode er den bedste måde for dig og dine brugere at udforske et VoIP-system. Når du starter en gratis prøveperiode, så bed udbyderen om at give dig en demo først – dette vil hjælpe dig med at lære om vigtige funktioner, der vil påvirke din virksomhed, og at lære, hvordan du konfigurerer dine opkaldsstrømme, så de passer til dine behov.
5 . Hvad er supportprocessen?
Da en cloud-tjenesteudbyder administrerer den overordnede telekommunikationsinfrastruktur, vil dit it-team blive frigjort til at arbejde på mere forretningskritiske projekter. Nogle gange kan der dog være behov for ekstra støtte. Sørg for at spørge udbyderen om følgende:
- Hvilke supporttimer tilbydes som standard?
- Er der muligheder for support uden for åbningstid?
- Bed udbyderen om at vise dig deres serviceniveauaftale og registreringer af, hvor ofte de opfylder deres servicemål.
- Hvor meget teknisk forståelse kræves der for at styre systemet i det daglige?
Mange VoIP telefonsystemer giver dig mulighed for selv at lave simple ændringer, grafiske IVR-systemer og brugervenlige portaler, som vil betyde, at du ikke behøver at ringe til IT eller dine tjenesteudbydere for rutinemæssige forespørgsler, da du selv kan gøre dette.
7 . Er funktionerne brugervenlige?
Dit personale vil have en intuitiv applikation, ikke en, hvor de gennemsøger tekniske manualer. De vil være hurtige til at omfavne forretningskommunikationsløsninger, der tilbyder brugervenlighed. Vigtige ting at overveje er:
- Udføres funktioner nemt med enkelte kommandoer eller ved at trække-og-slip i stedet for flere trin?
- Hvor let er det at få adgang til systemet fra forskellige enheder? Bruger de et enkelt log-in?
- Hvilken uddannelse og onlinevejledninger er tilgængelige?
Husk, at den gratis prøveperiode er den bedste måde at lære dig selv at kende og evaluere de tilbud, der tilbydes.
- Fleksibilitet og fremtidssikring:
For at forblive konkurrencedygtig skal din virksomhed være agil, dine VoIP-løsninger skal udvikle sig og vokse med dig. Nogle udbydere og løsninger er mere fleksible end andre. Følgende spørgsmål vil hjælpe med at afhjælpe eventuelle potentielle begrænsninger:
- Kan du tilføje individuelle brugere trinvist, efterhånden som du skalerer op?
- Er det muligt at mikse og matche forskellige abonnementsplaner pr. bruger?
- Hvilken fremtidig produktudvikling er på din køreplan? Bliver nye udgivelser automatisk tilgængelige, eller skal de købes?
- Er der nogle skjulte omkostninger?
Det er afgørende at forstå prisstrukturen for at vide, om der er nogle skjulte gebyrer. Hos nogle VoIP-udbydere er platformen forbundet med to omkostninger. En til softwareleje og den anden til opkaldstakster. Andre udbydere opererer med en abonnementsmodel. Med sidstnævnte kender du dine omkostninger på forhånd, så du ikke bliver ramt af grimme opkaldsomkostninger, når du får din månedlige regning.
Det kan være falsk økonomi at tegne et lavprisabonnement for brugere, der foretager et stort antal opkald, så du ender med høje takster udover abonnementsprisen. Spørg din udbyder om på prisen på selve abonnementet og opkaldspris pr. minut.
- Hvor længe har udbyderen været på markedet?
Jo længere en teleudbyder har eksisteret, jo mere erfaring vil de have med virksomheder som dit. Veletablerede VoIP-udbydere vil have investeret i kvalitetsinfrastruktur og udviklingsteams, så du kan være sikker på, at tjenesten vil eksistere i fremtiden.
